尋找適合的工作,單位內部換業務
有些人是因為能力關係,業務一直更換,還越換越輕鬆,而我是因為個性關係,雖然沒有越換越輕鬆,但隨著學習更多做事方法和磨練待人處事,工作確實也越做越上手。
為什麼想換業務
因為沒有做過
我沒有做過公部門以外的工作,一畢業就進社福中心當社工,然後當年考到社工師證照,後來去學校工作隔年考上社會行政。
公務員考上,通常只能被動接受主管分配業務,如果剛好符合自己個性還好,和自身個性不相符,承辦人做起來痛苦,其他人看著也痛苦。
之前在社會局處大概一到兩年就會換業務,會這樣頻繁換業務,是想知道自己喜歡什麼,上班佔據一天大部 分時間,想要做喜歡的業務,沒有做過不知道喜歡什麼、不喜歡什麼,而另一方面是因為好奇,總覺得別人的業務看起來也很有趣。
業務做了一年知道什麼時間要做什麼事情後,內心就會蠢蠢欲動,想要做沒有做過的事情,想多嘗試不同類型工作,想學習更多新知識。
因為,一樣都是做行政,業務類型卻差異很大。
換業務的好處
從第一份工作需要一年熟悉,後來越來越短時間就可以獨立作業,在這挫折和學習過程中,會知道下次遇到同樣的狀況該如何處理,做錯,笑一笑,下次把事情做好就好。
不斷接觸新業務的好處,比較不會職業倦怠,也容易有成就感,每完成一個階段性任務,可能是辦完一場活動、開一場會議或接受一整天的考核,都可以看到自己的成長,對業務又多了些瞭解。
業務類型做過很多,從社福中心、兒少機構、身障機構的直接服務,到社會局處托育、兒少、婦女、性平、社安網及科綜合,行政從補助、標案、機構管理、委員會、考核、報表、裁罰等都經手過。
繞了一大圈,才終於確定,沒有特別討厭或不想做的業務,且當業務類型做得夠多時,會發現做事更有彈性,更能靈活的反應。
題外話,做過這麼多社政業務,如果問考社會行政或公職社工最重要的能力是什麼?我認為專業能力可以進職場再學,但軟實力不能太弱,尤其是溝通、 協調和合作,社政處理非常多關於「人」的業務。
提出換業務的時機
很難說換就換
會看這篇文章的人,應該是曾起心動念想要換業務,不喜歡目前的工作內容、覺得別人的業務看起來比較輕鬆、想要做做看別的業務等,如果直接向主管提出要求,被拒絕的機率很高。
現況業務分配,貿然換業務會影響到其他同事,有時候還不只影響一位,因為通常會將相似或有關的業務分配給同一個人,對同事來說,換業務就是件麻煩事,做得好好的,上手後清楚時程安排,瞭解業務情況,一般不會想換。
站在主管的立場,同事之間彼此了解對方的業務,有助於避免離職、商調、陞遷或退休等人員異動造成的業務斷層,聽起來好像會獲得支持,但實際上主管會擔心換業務後因為不熟悉導致出錯、換業務反而導致人員異動等,所以不會答應。
公職同事有一種類型的人,只能接受別人按他的要求做,就算這個要求非常不合理,甚至是浪費時間無效率,但因為總是做同樣業務,長久以來固定的作業方式造成思想僵化,已經不能接受其他的作業方式。
這也是後來常和同事分享換業務換單位經驗的原因,公部門待久大多不願意嘗試,也可能是中年有家庭不能改變,畢竟有家庭後,很難全心全意投入在職場。
所 以主管不會輕易答應換業務,因為不穩定所帶來的壓力會使得部分同事透過商調,去到他們認為相對穩定安全的環境。
把握人員異動
最好的時機是人員異動時,趁機提出換業務、甚至是換課室,至於要怎麼知道有人離職、商調、陞遷或退休,就有賴平日和同事的交情,不管是業務來往或是私交,平時廣結善緣很重要,不善交際的人會比較吃虧。
另外,因為公家單位一個蘿蔔一個坑,一個業務只會有一個人做,而相對單純容易做到退休的工作,在人員退休前通常已經安排好接任的人選,所以一旦提出換業務,會被換到什麼業務很難預料。
不過有換有機會,說不定剛好換到一個很適合自己的業務。
我只有換過一次科室,其餘都是同科室內換業務,也發現不是每個主管都能放手,並接受下屬這樣一直換業務。
以退為進的策略
多做換取機會
我是用以退為進的方式說服主管,主動表示願意接手人員異動後產生的業務,趁前手還在時進行交接,一邊做一邊詢問,等新人來接自己原本做的業務,這樣新人就不會遇到無前手可詢問的狀況。
在補人之前,會有一段時間業務比較重,在能力可及和業務負荷可承受範圍內,能者多勞不是件壞事,對工作抱持一顆開放的心,多做不是因為別無選擇,而是為了有更多的機會,機會可能是往上,可能是往外,也有可能不在公職內。
但很神奇,網路上一面倒的評價,都認為公職職場不要多做,否則能者多勞會做到死,很多人討厭能者多勞四個字,但我認為能者多勞不過勞,能力範圍內多做一些,清楚知道自己的極限就可以了。
至於極限怎麼判斷,以我自己為例,原本的業務加上代理的業務,不會壓力大到睡不著覺,最好的狀態,甚至是難度稍微超過當下的能力,久而久之,能夠接受的業務彈性就更大了。
工作有壓力很正常,連生活都充滿著大大小小的壓力,更何況是工作。
未來職涯發展
有很長一段時間沒有看FB社團、PTT和Dcard的討論,後來因為需要寫文章的靈感,才又開始每天瀏覽,卻發現社群可以匿名的特性,導致有些言論是真的看不太下去。
公部門是非常封閉的職場,很少有人分享內部情況,如果是年輕人,公職生涯還有30、40年,真的相信網路上留言,一進公部門就選擇擺爛,未來職涯發展可能就到此為止。
公務員的穩定,是可以一路做到退休,不是一路不做到退休,對於工作做得很痛苦無法承受,我覺得離職會比擺爛更好。
有些原則一旦打破,很難再重新回到最初,如果擺爛完全不做事一樣可以領到薪水,嚐到甜頭後,不太可能回去以前做事狀態,大概就是無法商調只能在原單位當地縛靈到退休,不管在公部門或私部門都沒有競爭力,職業生涯就停止在擺爛的那一年。
"Some people die at 25 and aren’t buried until 75."-Benjamin Franklin。
只看表面想像業務
放下情緒多問
遙想當年分發到社會局處做前瞻計畫,因為平日晚上常加班,看著下班時間同事一個一個離開,心理不平地以為自己的業務量是全科室最多,而且很多事情都沒有人做過,要像瞎子摸象般摸索。
畢竟還是新人,又出社會沒多久,有點搞不清楚狀況,曾經還很自負地覺得單位沒有自己不行,現在想想覺得有點好笑,不管少了誰,單位依然正常運作。
回頭來看,其實高考業務難度應該要比普、初考、約聘僱、臨時人員高,同工不同酬的相對剝奪感容易影響工作氛圍,就算是剛分發的新人,高考薪水很可能比做很久同事還高,薪水越高責任越重 是共識,跟年紀和年資倒沒有一定正相關。
至於業務沒有人做過,可能是新計畫,也有可能前手離開後,同事都只是代理,不清楚全貌很正常,想要知道怎麼做就是主動問,有求於人更需要把姿態放低,不恥下問,臉皮會隨著時間越來越厚的,跟脂肪一樣。
做了才會知道
做過很多業務後,發現有些事情真的跟想像不一樣,像以前都覺得研考這類幕僚單位工作很輕鬆,不用面對民眾和採購,只要對內催促同事寫資料,將資料彙整然後陳核,準時交出去就好了。
後來做科綜合,科綜合就是非明確屬於某個同事的業務就是我的業務,所以包含議會資料、各式各樣報表及各局處公文等,在以前的單位,科綜合是主管請假的第一順位職務代理人,因為要先知道整個科室業務有哪些,又分別是誰承辦。
常彙整來自主計和研考的報表或檔案,其實像上面那樣的做法也沒有太大問題,但許多彙整資料,先整理好陳年舊檔,提供同事去年的檔案就會比較容易寫今年的資料,畢竟無中生有難,照樣照句容易地多。
為了更方便填寫,有相似資料的會協助將之前資料貼過去,有數據的也會先填寫或設定公式,把需要修改或確認的地方盡可能減少,並用黃底標示加註業務承辦人姓名,讓同事能更好閱讀和填寫,減輕要寫很多報表的負擔。
看起來又多又雜的工作,可能壓力相對較輕,看起來少又專精的業務,也許壓力相對較重,工作量的多寡不一定反應責任和壓力的輕重,淡旺季的差別也會讓人產生錯覺。
結語
除了主動換業務外,有時會面臨被迫換業務的情形,尤其在流動率大的單位更是常見,分發到社會局處要有心理準備,所以與其被動接受,對我來說,不如主動出擊掌握主導權。
隨著換過許多單位,做過的業務越來越多,更能感受到每個業務的存在,都是維持公部門運作的一顆螺絲釘。